|
Rouhiaisen Sukuseura ry Hallituksen kokous 8-9.8.03 Cindarella
Kutsutut Esimies: Seppo Rouhiainen, varaesimies Aarre Rouhiainen, jäsenet Juhani Jaakola (ei paikalla), Lea Koponen, Eero Rouhiainen, Veikko Rouhiainen (ei paikalla), Vuokko Rouhiainen (sihteeri) Asiantuntijajäseninä Katri Rouhiainen ja Eeva-Kaisa Rouhiainen
Esityslista 1. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja kutsui sihteeriksi Vuokko Rouhiaisen
2 Todettiin tiimit, niiden vetäjät, katsaukset ja suunnitelmat
Syntymäpäivätiimi Vuokko Rouhiainen Vuokko kokosi listan tulevista merkkipaivistä, joille sovittiin muistamisen vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilöt huolehtivat muistamisen, jos henkilö viettää syntymäpäiväänsä (edellisellä kaudella mm. Tuulikki Kangas 50v, Ossi Rouhiainen 60v). Suunnitelma: - vastuuhenkilö hoitaa onnittelukäynnin, perussääntöinä muistaminen, jos henkilö juhlii ja viemisenä 50-vuotiaille kukat ja sitä vanhemmille (60,70,75,85 …) lahja arvoltaan 15 - 25 €
Muistotilaisuustiimi Seppo Rouhiainen Muistettavia ei ole ollut. Suunnitelma: - pois nukkuneista hoidetaan tieto seuran esimiehelle, joka sopii, miten muistaminen hoidetaan
Jäsentietotiimi Vuokko Rouhiainen Vuokko lähetti jäsenmaksulaput marraskuussa 2002 tiedotelehtisen kanssa samassa postituksessa ja on seurannut saatuja maksuja ja pitänyt yllä jäsenrekisteriä (excel-taulukko). Maksuja kertyi 1700 euroa tarkoittaen 110 maksanutta jäsentä, lisäksi seuralla on 6 kpl (?) ainaisjäseniä. Suunnitelma: - jäsentieto- ja kotisivutiimit kehittävät rekisterin ja menettelytavan sähköpostiosoitteiden hallitsemiseksi (kotisivuoperaattorin jakelulistan hyödyntäminen)
Taloustiimi Seppo Rouhiainen (Eila Haavisto, Vuokko Rouhiainen) Eila Haavisto on hoitanut seuran pankkiliikenteen, Vuokko kerää ja tallettaa tiliotteet ja tositteet ja Seppo tekee kirjanpidon ja tilinpäätökset. Vuoden 2002 tulot olivat 1329 €, josta jäsenmaksuja 1305 € ja menot 688 €, josta muistamiset 173 €, kotisivutiimi 255 € ja sukujuhlatiimi 226 €. Tilillä 31.12.2002 oli 2588 € ja tilikauden tulos positiivinen 641 €. Vuoden 2003 tulot kesäkuun loppuun mennessä olivat 398 € (josta jäsenmaksut 395 €) ja menot 219 € (josta kotisivut 179 €). Suunnitelma: - tilit annetaan tilintarkastajille ja käsitellään varsinaisessa sukukokouksessa 3-vuotiskauden päättyessä 2005
Kotisivutiimi Eeva-Kaisa Rouhiainen (Katri Rouhiainen, Seppo Rouhiainen) Erillinen katsaus ja suunnitelma (liite)
Historiatiimi Seppo Rouhiainen (Eeva-Kaisa Rouhiainen, Katri Rouhiainen, Jukka Rouhiainen) Tiimiin liittynyt mukaan Jukka Rouhiainen. Yksi yhteydenotto ulkopuolelta (Eero Knuuti). Viisi jäsentä teki "Aikamatkan Kannakselle", laadittu tietopaketti kohteista tiimin tueksi, matka oli antoisa, kertomus matkasta on luonnosteltu (tiimi), joka jaettiin risteilyllä. Lopullinen (havaitut virheet kotjaten ja täydennettynä lisäkirjoituksin) kootaan kotisivuille (Eeva-Kaisa ja Katri). Sukuselvityksen kokoaminen sukuohjelmistoon on ollut jäissä aikapulan vuoksi. Suunnitelma: - osallistua Kaukola-seuran käynnistämään paikannimistön keruuseen - tutkia mahdollisuudet tehdä kotiseutumatka tavoitteena haastatella tulkin välityksellä Tontilla asuva Nikolai Petrov - sukuselvityksen kokoamista sukuohjelmistoon jatketaan tekijän aikaresurssin puitteissa.
Tarpeen mukaan muut (projektinomaisesti) toimivat tiimit (lisätään tiimiluetteloon, koska kumminkin jatkossa ovat jossakin vaiheessa toimivia, puutuvista vetäjistä sovitaan hallituksessa sähköpostiviestejä käyttäen):
Risteilytiimi Seppo Rouhiainen Seppo varasi syksyllä 2002 Viking Linelta risteilyn 8-9-8.03 ja tarkoitus oli hoitaa valmistelut ja ohjelma hallituksesta muodostetulla tiimillä. Työasioiden mennessä edelle harrastuksia siirtyi tiimin käynnistäminen niin, että Seppo hoiti vuoden 1999 risteilyyn pohjautuvalla kokemuksella kutsut sähköpostilla, tekstiviesteillä ja Eeva-Kaisan tukemana kotisivuilla kesäkuun lopussa 2003 (kutsu on tallennettava mahdollista seuraavaa risteilyä silmällä pitäen). Ilmoittautumiset pyydettiin sähköpostilla seuran hallituksen osoitteeseen, jolloin koko hallitus oli tietoinen tilanteesta. Eeva-Kaisa kokosi väliaikaraportin ja Seppo hoiti lopullisen listan vahvistamisen Vikingin kanssa. Seppo postitti VR-alennukseen oikeuttavat lipukkeet niitä tervinneille. Seppo valmisteli yhdessä historiatiimin kanssa infoaineiston risteilyn infotilaisuuteen. Infotilaisuudessa vastaanotetiin valokuvia, joista tarkoituksen mukaiseksi todetut viedään kotisivun albumiin. Suunnitelma: - mikäli halua esiintyy tarvetta järjestää risteily myös 2004, nimetään sille tiimin vetäjä, jota Seppo voi tukea kahden aikaisemman risteilyjärjestelyn kokemuksella, Viking Line/Tuula-pari on hoitanut asiat ansiokkaasti varustamon suunnassa
Ansiomerkkitiimi Vuokko haki Veikon ja Sepon tukemana Tapiolle Karjala-liiton hopeisen ansiomerkin, joka kävi ennen 2.7.03 tapahtunutta luovuttamista Kaukolassa Samalla on haettu toinen ansiomerkki, jonka luovutustapa sovitaan. Suunnitelma:
Sukujuhlatiimi Sukujuhla 2002 hoidettiin Karjala-talolla, tiimin vetäjänä toimi Vuokko Sepon tuella. Suunnitelma: - seuraava sukujuhla on näillä näkymin 2005, valitaan tiimin vetäjä
Tiedotustiimi (seurasta ulospäin tiedottaminen) Tiimiä ei ole ollut nimettynä. Hoidetut asiat ovat olleet: Kotisivutiimi: Eeva-Kaisa sekä omalla että muiden tuottamalla aineistolla. Lehdet: Eero Paavilainen laati sukujuhlasta 2002 tiedotteen lehtiä varten, Seppo toimitti aineiston sähköpostilla Karjala-lehteen ja Ruovesi-lehteen. Karjala-lehti julkaisi kirjoituksen, Ruovesi-lehdestä ei kuulunut mitään (perusteluna ko. lehden osalta oli, että seuran kotipaikka on Ruovesi). Tiedotelehtinen: Seppo kokosi tiedotelehtisen, joka postitettiin jäsenistölle marraskuun 2002 lopussa yhdessä jäsenmaksulappujen kanssa. Lehtiseen saatiin joulumuistelmat Onnilta, Jukalta ja Lahikaisen sisaruksilta. Muita aiheita olivat Veikon muistelu sukuseuran perustamisen ajoista, Eeva-Kaisan info kotisivujen muutoksesta ja esimeihen tervehdys sululaisille. Lisäksi lehtisessä oli muutama infopätkä (mm. risteily). Suunnitelma: nimetään tiimin vetäjä, joka koordinoi tiedottamisen seurasta ulospäin. Tiimistä tulee jatkuvasti toimiva. Suunnitelma: - valitaan tiimille vetäjä, tiimi päättää mahdollisesta lehtisen kokoamisesta 2003-2004
Kotiseuturetkitiimi Kts historiatiimi Suunnitelma: - varaudutaan kotiseuturetken mahdolliseen järjestämiseen ja valitaan tiimin vetäjä, jos asiaa viedään eteenpäin
Muita projektinomaisia tiimejä nimetään tarvittaessa
3. Hallituksen toiminta 2002 – 2003 Toimintamalli vahvistettiin 2002, asiat on käsitelty ko. mallia noudattaen 4. Muut asiat Sovittiin, että pyritään lähettämään tänäkin vuonna jäsenistölle joulutiedote
Liitteitä: 1 Kotisivutiimin katsaus ja suunnitelma/Eeva-Kaisa 2 Risteilykalvot
|